毎日の帳票発行・入・発送作業を解消し、大幅な業務効率アップと省コスト化を実現

ボストン・サイエンティフィック ジャパン株式会社
オペレーション本部 カスタマーサービス部 部長 石川美砂様

毎日の帳票発行・入・発送作業を解消し、
大幅な業務効率アップと省コスト化を実現

世界的医療メーカー、ボストン・サイエンティフィック ジャパン株式会社。医療業界という専門分野において、機器の機能や用途は実に様々です。ボストン・サイエンティフィック ジャパン株式会社ではおよそ13,000種の医療機器を扱っています。その管理作業は多岐にわたり、請求書や納品書等の帳票が1日に何千枚にもなります。それらを印刷し、仕分や折込、封入、発送するという一連の作業は大きな業務負荷として課題になっていました。そこでナビエクスプレスを導入し、これらの課題解決を進めていきました。

送付帳票は日に数千枚。業務の負担軽減という課題にマッチするソリューション

弊社では、先進医療機器を販売しています。循環器系や消化器系など、対象分野によって製品を取り扱う事業部が分かれているため、同じお客様に複数の分野の製品を納品した場合、請求書や納品書は、製品の事業部の数だけ発行する必要がありました。そのため、従前は、1日に何千枚もの納品書などの帳票を夜中のうちにプリントアウトしておき、翌日に人の手で仕分けて各お客様に郵送などで発送していました。折り込みや封入なども伴うため作業は複数人で1日がかりだったのです。
しかし、マンパワーに頼っていると、どうしてもミスをゼロにすることはできませんし、お客様ごとの特殊な個別対応も大変で、業務量として大きな負担になっていました
あるとき業界の会合で同業他社の経理担当者と話した際に、NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューションさんのナビエクスプレスを導入して、私たちと同様の課題を解決したと聞きました。その導入効果を大絶賛していたので、さっそく私たちも相談をもちかけて、検討をスタートしたのです。

移行しても大きなトラブルは発生せず、業務負担の大幅減を実現

ナビエクスプレスを使い、PDFの帳票をメールでお届けするにあたっては、各お客様の送信先アドレスを確認する必要が出てきます。そこで初期導入の業務コンサルティングでサポートをしていただき助かりました。
2015年の夏から検討し始め、同年秋には数百社にものぼるお客様へのご説明・ご案内を開始。2016年初頭から導入することができました。移行後も、細やかなサポートをNTTコムオンラインさんの方でも実施していただけたため、特に大きなトラブルは発生しませんでした。
郵送では数日後お届けだったものが翌日には確認できるようになった点や、データー提供により再発行もすぐに対応できるようになった点は、お客様にも喜んでいただけています。このため、2016年中には一部で実施していた郵送についても見直し、2017年からはメールでの配信への完全移行を実現。結果として、業務負担を大幅に軽減することができました。これにより弊社の最重要課題である、より優れた製品開発へのさらなる投資も可能になり、結果としてお得意様や患者様にとってもメリットとして還元できると確信しています

顧客や業界全体の業務効率化・負担軽減を視野に、さらなる高みを目指す

ここまででも期待以上の成果だったといえますが、それはあくまで私たち目線の話です。なかには、PDF以外のファイル形式をご要望なさるお客様もいらっしゃるなど、まだ対応しきれていない課題がありますので、現状に満足せず、改善していきたいと思っています。また、お客様は、弊社以外にも多くのメーカーとお取引なさっています。メーカーによって導入するサービスが異なると、お客様側の処理は煩雑になってしまう可能性があるわけです。同業他社とも歩調をそろえるなど、全関係者をWin-Winで結ぶ必要性も感じているので、NTTコムオンラインさんには引き続き相談にのっていただきながら、共に進化・拡張させていければと思っているところです。優れたご提案、期待しています!(2017年3月取材)

課題
  • 医療業界という専門性に加え、多様な医療機器を納品するにあたり、納品書や請求書などの帳票の郵送業務に多くの人員と時間を要していた。
効果
  • 今までの工程を見直し、お客様の理解を得ながら、帳票の電子化とメールでの送付でペーパーレス化に成功。業務効率化を実現。
  • 丁寧なサポートによりお客様の多くの理解を得られ大きなトラブルは発生しなかった。
  • お客様の方での作業のスピードアップにもつながり喜んで頂いている。また新しい製品開発への還元にも繋がってきており、単純なコスト削減ではなかった。
  • 新たな課題に対しても目線を合わせて一緒に改善に取り組んでいけるところに期待している。
初めての明細書配信サービス 導入ガイド

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